Wynajem samochodu staje się coraz popularniejszy w polskich podmiotach gospodarczych. Jeszcze niedawno tylko większe firmy transportowe miały możliwość skorzystania z takiego rozwiązania, jednak obecnie dopuszczone do niego zostały także mniejsze przedsiębiorstwa.
• Rozwiązanie praktyczne dla firm transportowych i nie tylko
• Jak odliczać VAT przy wynajmie długoterminowym
• Warunki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu
To znaczny krok naprzód, który pozwala przedsiębiorcom na prostsze zaopatrzenie swojej firmy w pojazd. Przyjrzyjmy się temu rozwiązaniu i zwróćmy uwagę na kilka praktycznych kwestii rozliczeniowych, o których warto pamiętać przy wprowadzaniu samochodu do ewidencji firmowej.
Rozwiązanie praktyczne dla firm transportowych i nie tylko
Trzeba przyznać, że wynajem aut wypada korzystniej niż leasing pod wieloma względami finansowymi i proceduralnym. Nie jest to forma kredytowania, więc nie wymagamy zgody zarządu, nie musimy angażować wkładu własnego, a ponadto naprawy i serwis są już zawarte w miesięcznej opłacie. Są to realne korzyści operacyjne, wobec których trudno przejść obojętnie.
Warto również zwrócić uwagę na aspekty prawne rozliczania takiego rozwiązania przez firmę. Specjaliści od wynajmu długoterminowego podkreślają różnice między tą formą a leasingiem — zarówno w dokumentacji, jak i w deklaracjach podatkowych składanych w urzędzie skarbowym.
Jak odliczać VAT przy wynajmie długoterminowym
Przede wszystkim musimy zauważyć, że w przypadku leasingu istnieje sporo ograniczeń, których nie spotykamy przy długoterminowym wynajmie. Jedną z najbardziej dotkliwych wad leasingu jest możliwość odliczenia jedynie 60% podatku naliczonego. Inaczej wygląda sytuacja przy umowie najmu.
Jeśli dopilnujemy odpowiednich zapisów w czasie podpisywania umowy, to będziemy mogli odliczyć nawet 100% VAT-u, co w przypadku wielu przedsiębiorstw stanowi wymierne obniżenie zobowiązania wobec fiskusa. Różnica jest szczególnie widoczna przy pojazdach o wysokiej wartości miesięcznej raty — wtedy pełne odliczenie może przekładać się na oszczędność rzędu kilkuset złotych miesięcznie.
Decydujące znaczenie ma tu przeznaczenie pojazdu oraz sposób jego ewidencjonowania. Samochód wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą (np. przewóz towarów, obsługa kontrahentów) uprawnia do odliczenia pełnej kwoty VAT z faktury za wynajem.
Warunki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu
Wiele osób zastanawia się, czy czynsz najmu samochodu można bezpośrednio wliczyć w koszty uzyskania przychodu. Nie dla wszystkich urzędów skarbowych jest to oczywiste i część z nich nakazuje stosować tzw. „kilometrówki” w rozliczeniach, jednak w większości przypadków możliwe jest rozwiązanie korzystniejsze dla przedsiębiorców.
Aby wydatek mógł być zaliczony do kosztów podatkowych, niezbędne jest spełnienie trzech warunków:
- Koszty musiały zostać poniesione bezpośrednio przez podatnika;
- Musiały być w oczywistym związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą;
- Poniesienie kosztów miało na celu zwiększenie przychodów firmy lub ich zabezpieczenie.
W wielu przypadkach jesteśmy w stanie udowodnić, że samochód stanowi wydatek niezbędny do uzyskania przychodu — zwłaszcza gdy firma świadczy usługi wymagające przemieszczania się (np. serwis, montaż, transport drogowy) lub obsługuje rozproszonych geograficznie klientów.
Większość przedsiębiorców rzeczywiście w ten sposób się rozlicza i jest to forma uznawana za standardową przez organy podatkowe. W swoim rozliczeniu należy przede wszystkim dbać o szczegółową dokumentację wyjazdów służbowych, a także precyzyjne wypełnienie wszystkich punktów w ewidencji przebiegu pojazdu (jeśli auto jest wykorzystywane także prywatnie).
Najlepiej więc powierzyć te czynności doświadczonej księgowej, która posiada bieżącą wiedzę o interpretacjach podatkowych i będzie w stanie zająć się rozliczeniem z odpowiednim profesjonalizmem. Zdecydowanie w ten sposób oszczędzimy czas, unikniemy błędów formalnych, a być może nawet doradztwo podatkowe pozwoli na legalne obniżenie zobowiązań wobec urzędu skarbowego. Na pewno w przyszłych latach przepisy będą stawały się w tym względzie bardziej jednoznaczne, ponieważ wynajem długoterminowy dotyczy coraz większej grupy polskich przedsiębiorców — zarówno tych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i spółek zatrudniających kilkudziesięciu pracowników.