Księgową należałoby wybrać zanim jeszcze otworzymy działalność gospodarczą – już na etapie rejestrowania firmy z pewnością pojawi się wiele wątpliwości, które w prosty i szybki sposób rozwiąże specjalista. Ale jak wybrać księgowość dla naszej firmy? Najlepiej byłoby znaleźć kogoś z polecania, jednak nie każdy z nas ma znajomych-przedsiębiorców. Dlatego warto się zastanowić czym powinniśmy się kierować przy wyborze księgowej.
Kiedy rozpocząć szukanie księgowej?
Współpracę z biurem rachunkowym warto podjąć zanim jeszcze zarejestrujemy działalność. Przed dokonaniem wpisu do CEIDG musimy wybrać rodzaj opodatkowania, zdecydować się czy będziemy korzystać z możliwości zwolnienia z VAT oraz rozważyć inne formy optymalizacji zobowiązań podatkowych. Tutaj pomoc fachowców będzie niezbędna i znacząco ułatwi nam start w nowym biznesie, zapobiegając kosztownym błędom na wczesnym etapie działalności.
Przedsiębiorca podejmujący decyzje bez wcześniejszej konsultacji ryzykuje wyborem niewłaściwej formy opodatkowania, która może znacząco zwiększyć obciążenia fiskalne w pierwszych miesiącach działalności. Profesjonalne wsparcie księgowe pozwala także uniknąć błędów w deklaracjach i rozliczeniach, które mogą skutkować sankcjami ze strony organów skarbowych.
Liczą się certyfikaty i doświadczenie
Najważniejsze kryterium jakim powinniśmy się kierować to kompetencje księgowego. Tutaj decydujące znaczenie mają certyfikaty, członkostwo w stowarzyszeniach branżowych oraz doświadczenie zawodowe. Na stronie Ministerstwa Finansów znajdziemy informację o osobach, które uzyskały państwowy certyfikat poświadczający kwalifikacje zawodowe. Nie bójmy się także zapytać wybraną przez nas księgową czy posiada dodatkowe dyplomy lub jest członkiem branżowych stowarzyszeń, np. Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.
Natomiast Centrum Informacji Księgowej to instytucja, która weryfikuje uprawnienia księgowych, zbiera opinie o nich od przedsiębiorców i promuje rzetelne usługi księgowe, więc tam też możemy szukać informacji. A co z doświadczeniem? Wiadomo, że im dłuższy staż pracy tym lepiej, jednak równie ważna jest specjalizacja – księgowy z dziesięcioletnim stażem w obsłudze małych firm handlowych może nie być najlepszym wyborem dla start-upu technologicznego.
Weryfikacja kwalifikacji w praktyce
Warto poprosić o referencje od obecnych klientów biura rachunkowego lub sprawdzić opinie w internecie. Dobrym sygnałem jest także to, czy księgowy regularnie podnosi swoje kwalifikacje – uczestniczy w szkoleniach, konferencjach branżowych i śledzi zmiany w przepisach podatkowych. Przepisy podatkowe zmieniają się niemal co roku, więc specjalista musi być na bieżąco z nowelizacjami.
Jaki jest zakres oferowanych usług księgowych?
Następną, bardzo ważną kwestią, jest zakres usług księgowego. Co prawda, teraz większość biur rachunkowych oferuje zarówno obsługę klienta indywidualnego jak i firmowego, jednak należałoby to wcześniej sprawdzić, żeby nie być zaskoczonym. Dobrze jest też wiedzieć, jak wiele możliwości może nam zaoferować konkretne biuro.
Podstawowe usługi księgowe
Do standardowych usług należą: prowadzenie ksiąg rachunkowych lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów, sporządzanie deklaracji podatkowych (PIT, CIT, VAT), obsługa kadrowo-płacowa, reprezentacja przed urzędami skarbowymi oraz ZUS-em. Sprawdźmy czy biuro zapewnia także bieżące doradztwo podatkowe – możliwość szybkiego uzyskania odpowiedzi na pytania dotyczące nietypowych transakcji lub zmian w przepisach.
Usługi rozszerzone
Część biur rachunkowych oferuje także dodatkowe usługi takie jak: sporządzanie biznes planów, pomoc w pozyskiwaniu finansowania zewnętrznego, analizy finansowe, wyceny przedsiębiorstw, doradztwo w zakresie restrukturyzacji czy obsługa transakcji międzynarodowych. Jeśli planujemy rozwój firmy i ekspansję zagraniczną, warto od razu wybrać partnera oferującego kompleksową obsługę.
Dostępność oraz sposób kontaktu
Należy też wziąć pod uwagę tak prozaiczne aspekty jak godziny pracy księgowej oraz sposób kontaktowania się z klientami. Jeśli zależy nam na bezpośrednich relacjach to trzeba wybrać takie biuro, które pracuje w godzinach, które nam odpowiadają. Istotna może być także jego odległość od naszego miejsca pracy.
Nowoczesne formy komunikacji
Obecnie większość biur rachunkowych oferuje elektroniczne przekazywanie dokumentów – poprzez dedykowane platformy online, e-mail czy chmurę. Sprawdźmy czy biuro posiada odpowiednie narzędzia informatyczne umożliwiające sprawną wymianę dokumentacji. Niektóre firmy księgowe udostępniają klientom portale, gdzie w czasie rzeczywistym można sprawdzić stan rozliczeń i pobrać kopie dokumentów.
Dobrym rozwiązaniem jest także możliwość kontaktu przez komunikatory internetowe czy wideokonferencje – szczególnie jeśli prowadzimy działalność w trybie zdalnym lub podróżujemy służbowo. Sprawdźmy również, czy biuro zapewnia zastępstwo w przypadku nieobecności głównego opiekuna – ciągłość obsługi jest niezwykle istotna.
Jaka jest cena za usługę?
Czy kierować się wysokością ceny za usługi? Raczej nie. Oczywiście, jeśli nie będzie nas stać na skorzystanie z usług renomowanego biura rachunkowego, to nie podejmiemy z nim współpracy. Należałoby się jednak wystrzegać księgowych, którzy proponują zbyt niskie stawki. Jeśli nie mamy orientacji w tym ile dana usługa powinna kosztować, to wystarczy porównać cenniki kilku biur rachunkowych (w tym celu najprościej byłoby wysłać zapytanie z prośbą o wycenę).
Modele rozliczeń
Biura rachunkowe stosują różne modele cenowe: ryczałt miesięczny, rozliczenie za konkretne dokumenty (np. faktura kosztowa, faktura sprzedaży), model hybrydowy (abonament plus dopłata za dokumenty przekraczające ustalony limit). Każdy z tych modeli ma swoje zalety – ryczałt daje przewidywalność kosztów, rozliczenie za dokumenty sprawdza się w firmach o zmiennej liczbie transakcji.
Pamiętajmy, że od kosztów współpracy, ważniejsze jest bezpieczeństwo naszych finansów. A to może zapewnić nam tylko rzetelna księgowa z doświadczeniem. Warto także sprawdzić, czy biuro posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej – w przypadku błędu księgowego firma może dochodzić odszkodowania. Dobra księgowa to inwestycja, która zwraca się poprzez uniknięcie kar podatkowych, optymalizację obciążeń fiskalnych i spokój przedsiębiorcy.