Zużycie paliwa w firmie – jak kontrolować?

Koszty paliwa w naszym kraju praktycznie cały czas są bardzo wysokie, więc warto zadbać o to, by było ono wykorzystywane w efektywny sposób. W wielu przypadkach firmowe samochody nie są używane jedynie do właściwych celów, lecz korzysta się z nich także do załatwiania prywatnych spraw, a wówczas możemy mieć kłopoty z prawidłowym oszacowaniem zużytego paliwa. Trzeba to jakoś kontrolować.

Często praktyką jest również kradzież paliwa. Straty, jakie jesteśmy w stanie ponieść w ten sposób, mogą sięgać kilkudziesięciu tysięcy złotych przy kilku pojazdach. W firmach transportowych mogą być one nawet kilkakrotnie większe. Jak się więc przed tym bronić i jak kontrolować ilość paliwa w naszych samochodach? Odpowiedź znajdziecie poniżej.

Metody tradycyjne

Istnieje wiele metod, które stosowane są przez pracodawców w celu ograniczenia nieprawidłowego zużycia paliwa. Ci z nich, którzy chcą się zabezpieczyć przed kradzieżą, stosują kratki w bakach lub karty paliwowe. Są to jednak metody, które bardzo łatwo obejść. Poza tym nastawione są one typowo na kradzież paliwa z baku lub tankowanie prywatnych pojazdów.

Karty paliwowe mogą być skuteczne w kontroli miejsca i czasu tankowania, jednak nie dają informacji o rzeczywistym zużyciu paliwa podczas jazdy. Pracownik może tankować zgodnie z limitem, ale jednocześnie używać pojazdu do celów prywatnych, co generuje dodatkowe koszty dla firmy. Kratki w bakach z kolei utrudniają fizyczne wyjęcie paliwa, lecz nie zabezpieczają przed przepompowywaniem ani przed manipulacjami podczas tankowania.

Dodatkowym problemem tradycyjnych metod jest brak precyzyjnych danych dotyczących tras przejazdu. Bez informacji o faktycznych miejscach pobytu samochodu trudno ocenić, czy spalanie odpowiada rzeczywistym zadaniom służbowym. W rezultacie kontrola opiera się głównie na zaufaniu i sporadycznych sprawdzeniach, które nie dają pełnego obrazu sytuacji.

Rozwiązania oparte na technologii

Znacznie skuteczniejsze sposoby mają do zaoferowania nowoczesne sprzęty do kontroli zużycia paliwa. Za pomocą przepływomierza jesteśmy w stanie bardzo dokładnie określić spalanie paliwa. Jest to więc przydatne urządzenie, które w połączeniu z systemem GPS pozwala na bieżącą kontrolę. Dzięki niemu jesteśmy w stanie określić zużycie paliwa z dokładnością do kilku mililitrów.

Przepływomierz montuje się w układzie paliwowym pojazdu, między zbiornikiem a silnikiem. Urządzenie rejestruje każdy przepływ paliwa – zarówno tego trafiającego do silnika, jak i tego powracającego z powrotem do baku. Dzięki temu można obliczyć rzeczywiste spalanie w trybie rzeczywistym, uwzględniając wszystkie warunki jazdy: miejskie korki, jazdę autostradową, postoje z włączonym silnikiem.

Integracja z systemem GPS umożliwia powiązanie danych o spalaniu z konkretnymi trasami i miejscami. Można więc zweryfikować, czy deklarowane trasy pokrywają się z faktycznymi przejazdem, a także czy spalanie odpowiada charakterystyce danej drogi. System automatycznie generuje raporty, które pokazują anomalie w zużyciu paliwa – na przykład nietypowo wysokie spalanie na prostym odcinku autostrady lub niespodziewane ubytki paliwa w miejscach postojowych.

Dane z przepływomierza można również porównać z normami producenta pojazdu oraz z historycznymi danymi z danego samochodu. Jeśli pojazd nagle zaczyna spalać więcej niż dotychczas, może to oznaczać problem techniczny – na przykład zużyte wtryski, nieprawidłowe ciśnienie w oponach lub awarię w układzie wydechowym. Wczesne wykrycie takich usterek pozwala zaoszczędzić na naprawach i uniknąć poważniejszych awarii.

Monitoring poziomu paliwa – sonda

Innym urządzeniem, o którym warto pomyśleć, jest na pewno sonda paliwowa. Nie jest może aż tak dokładna jak przepływomierz, jednak po zamontowaniu jej w baku jesteśmy w stanie określić poza zużyciem paliwa także miejsce, w którym doszło do niespodziewanej straty benzyny. W ten sposób jesteśmy w stanie złapać złodzieja na gorącym uczynku. Sondy można ponadto montować, nawet jeśli nasz pojazd posiada kilka zbiorników paliwowych.

Sonda działa na zasadzie pomiaru poziomu cieczy w zbiorniku. Urządzenie na bieżąco przesyła informacje o ilości paliwa do centralnego systemu monitoringu. Każda nagła zmiana poziomu – na przykład szybki ubytek paliwa przy wyłączonym silniku – jest natychmiast rejestrowana wraz z dokładną lokalizacją pojazdu i czasem zdarzenia.

Dzięki temu pracodawca może szybko zareagować na kradzież. System wysyła alerty w czasie rzeczywistym, co pozwala na interwencję jeszcze przed zakończeniem zmiany roboczej. Ponadto dane z sondy można wykorzystać jako materiał dowodowy w postępowaniach wewnętrznych lub w sprawach sądowych. Dokładna dokumentacja miejsca i czasu ubytku paliwa stanowi mocny argument w konfrontacji z nieuczciwym pracownikiem.

Sondy sprawdzają się szczególnie dobrze w pojazdach ciężarowych, które często posiadają dwa lub więcej zbiorników. Montaż sondy w każdym zbiorniku daje pełny obraz stanu paliwa w całym pojeździe. System automatycznie sumuje pomiary i wykrywa próby przepompowywania paliwa między zbiornikami lub jego nieuprawnione pobieranie z dowolnego baku.

Magistrala CAN – kompleksowa diagnostyka

Ciekawym rozwiązaniem jest również szyna CAN, która dostarcza nam zdecydowanie najwięcej informacji. Podłącza się ją do wszystkich elektrycznych urządzeń w naszym pojeździe, dzięki czemu możemy wiedzieć, z jaką prędkością porusza się samochód, jakie jest jego spalanie, a nawet jaka temperatura panuje w jego wnętrzu. Dane te są przesyłane do centrali, dzięki czemu kontrola może być prowadzona w czasie rzeczywistym.

Magistrala CAN (Controller Area Network) to wewnętrzna sieć komunikacyjna pojazdu, łącząca wszystkie elektroniczne moduły sterujące. Współczesne samochody wyposażone są w dziesiątki czujników monitorujących pracę silnika, układu hamulcowego, zawieszenia, klimatyzacji i innych podzespołów. System monitoringu floty może podłączyć się bezpośrednio do tej sieci i odczytywać wszystkie parametry bez konieczności montażu dodatkowych czujników.

Dzięki temu przedsiębiorca otrzymuje dostęp do danych niedostępnych w przypadku innych rozwiązań. Może na przykład sprawdzić, ile razy kierowca przekroczył dopuszczalną prędkość, jak często gwałtownie hamował lub przyspieszał, a także czy przestrzegał przerw w pracy. Wszystkie te informacje mają bezpośredni wpływ na zużycie paliwa – agresywny styl jazdy może zwiększyć spalanie nawet o 30–40% w porównaniu z jazdą ekonomiczną.

System oparty na szynie CAN pozwala również wykrywać nieprawidłowości w pracy samochodu. Jeśli pojawią się kody błędów w komputerze pokładowym – na przykład związane z układem wtryskowym, turbosprężarką lub filtrem cząstek stałych – menedżer floty zostanie natychmiast powiadomiony. Dzięki temu można zaplanować serwis zanim drobna usterka przekształci się w poważną awarię, co zmniejsza przestoje i koszty napraw.

Warto również zwrócić uwagę na funkcje analityczne systemów bazujących na CAN. Oprogramowanie automatycznie porównuje dane z różnych pojazdów w flocie i identyfikuje te, które wypadają gorzej pod względem efektywności paliwowej. Może to być sygnał do przeprowadzenia dodatkowego szkolenia dla kierowcy lub do szczegółowej kontroli technicznej pojazdu. Z czasem tworzy się baza historycznych danych, która pozwala prognozować przyszłe koszty eksploatacji i optymalizować strukturę floty.

Prewencja i efektywność

Oczywiście, na każdy sposób znajdzie się specjalista, który będzie w stanie go obejść, jednak często już sam fakt zainstalowania nowoczesnego sprzętu w samochodzie jest wystarczającym środkiem odstraszającym, ponieważ wywołuje obawę przed wykryciem. Warto więc postarać się o zamontowanie takich urządzeń, by zacząć oszczędzać. Pamiętajcie więc o tym, że taki zakup na pewno wielokrotnie się zwróci, a zaoszczędzone pieniądze będziecie mogli zainwestować w rozwój firmy.

Wprowadzenie systemów monitoringu paliwa ma również pozytywny wpływ na kulturę pracy w firmie. Pracownicy, wiedząc że ich działania są dokumentowane, z reguły przestrzegają zasad i korzystają z pojazdów wyłącznie służbowo. Transparentność danych sprzyja uczciwości – kierowcy mogą sami sprawdzić swoje statystyki i porównać je z wynikami kolegów, co tworzy atmosferę zdrowej rywalizacji o jak najbardziej ekonomiczną jazdę.

Narzędzia do kontroli zużycia paliwa przynoszą również korzyści w zakresie planowania logistyki. Dokładne dane o spalaniu na różnych trasach pozwalają lepiej dopasować pojazdy do zadań – na krótkie przejazdy miejskie można przydzielić mniejsze auta, a na długie trasy autostradowe większe, bardziej ekonomiczne w takich warunkach. Optymalizacja tras i harmonogramów zmniejsza liczbę pustych przebiegów i skraca czas postoju, co przekłada się na niższe koszty paliwa i wyższą produktywność floty.

Wdrożenie systemu monitoringu to również szansa na uzyskanie lepszych warunków przy zakupie ubezpieczenia floty. Ubezpieczyciele coraz częściej oferują zniżki dla firm korzystających z telematyki, ponieważ statystyki dowodzą, że monitorowane pojazdy są rzadziej zaangażowane w wypadki. Niższe składki ubezpieczeniowe to kolejna pozycja oszczędności, która pomaga szybko zamortyzować koszt zakupu urządzeń kontrolnych.